De Federale Pensioendienst is meer dan een instantie die pensioenen uitkeert. De overheidsdienst informeert en adviseert burgers over hun toekomstige pensioenrechten. Ze berekent pensioenen over de verschillende arbeidsregimes heen, kent ze toe en zorgt voor een correcte en stipte uitbetaling. Daarnaast ondersteunt ze beleidswerk met expertise en data, om zo mee te bouwen aan een toekomstgericht pensioenstelsel.
De uitdaging
Om de pensioenen betaalbaar te houden, krijgt de organisatie in de komende jaren wellicht te maken met nieuwe regels die zullen leiden tot ingrijpende veranderingen aan hun processen en systemen. De initiële vraag die ons gesteld werd was om een screening van de huidige projectwerking uit te voeren. Dit werd verder uitgebreid tot het ontwikkelen van een nieuw samenwerkingsmodel dat toekomstige transformaties ondersteunt. Onze aanpak is op maat en gebaseerd op een diepgaande kennis van enterprise architectuur, portfolio management, product management en change management.
Het doel: de strategie van de Pensioendienst doorvertalen tot op de werkvloer.
“Een verhoogde maturiteit zal ons in staat stellen om de uitdagingen van de toekomst aan te gaan met een nieuwe architectuur en een betere definitie van de rollen en verantwoordelijkheden van elk van ons.”
Onze aanpak
1. Strategie en structuur
Een strategie helder doorvertalen begint met een grondig inzicht in de huidige structuur, met alle bestaande componenten: welke diensten en producten biedt de Pensioendienst aan en hoe gaan ze te werk om deze aan te bieden? We zorgen niet alleen voor een grondige beschrijving, maar nemen ook de structuur kritisch onder de loep. Een stevige structuur is immers de onmisbare basis voor succesvolle realisaties.
2. Capability Map
De uitwerking van een Capability Map was het fundament. Dit is een weergave van wat de organisatie doet of moet kunnen om haar huidige en toekomstige diensten te leveren. We deelden de Capability Map in verschillende domeinen of clusters van functionaliteiten in. Door te weten welke functionaliteiten tot welk domein behoren, kunnen we de applicaties van de Pensioendienst op een efficiëntere manier organiseren en beheren. Bovendien zorgt de Capability Map voor houvast en transparantie, en dat zowel op strategisch niveau als op het niveau van de dagelijkse werking.
“We hebben nu een duidelijke en toekomstbestendige bedrijfsarchitectuur als uitgangspunt voor het bouwen van end-to-end processen, van de pensioenaanvraag tot de uitbetaling!”
3. Nieuw samenwerkingsmodel
Per domein stelden we een tactisch team samen: een portfolio manager, een business architect, een applicatie architect en een ICT-coördinator. Elk van hen heeft eigen verantwoordelijkheden en bekijkt het domein vanuit een unieke invalshoek. Met deze gespecialiseerde aanpak zorgen we ervoor dat alle aspecten van het domein optimaal belicht worden en dat er geen zaken over het hoofd worden gezien. De verantwoordelijkheid voor een applicatie ligt altijd bij hetzelfde team, wat zorgt voor stabiliteit, consistentie en efficiëntie. Beslissingen worden op een gestructureerde en transparante manier voorbereid, wat de algehele werking van de Pensioendienst ten goede komt.
“Dit is een kans voor ICT en de Pensioendienst om oplossingen te creëren die herbruikbaar, modern en duurzaam zijn.”
4. Het Float Plan
Het Float Plan van de Pensioendienst, opgesteld tijdens een strategisch seminarie, bevat alle ambities en strategische doelstellingen – de tussentijdse resultaten – van de organisatie. Voor ons was het Float Plan cruciaal als vertrekpunt, want duidelijke doelstellingen zijn essentieel voor goed portfolio management en een sterke architectuur. De doelstellingen worden via een geijkte methode naar één of meerdere projecten vertaald. Voor deze projecten en programma’s maakt de Pensioendienst een concrete inschatting van de werklast, kosten, baten, risico's en afhankelijkheden. Ambitieuze doelstellingen worden omgezet in haalbare werkpakketten. Dit Float Plan dient als basis voor de verdeling van het werk over de verschillende domeinen. Om het geheel in goede banen te leiden, stelden we een Enterprise Portfolio Management Office (EPMO) aan. Het EPMO is verantwoordelijk voor het bewaken van de uitvoering van het Float Plan, monitort de voortgang en zorgt ervoor dat het budget niet wordt overschreden.
5. Een robuuste architectuur
De enterprise architect ondersteunt de strategische veranderingen met een robuuste architectuur. Hij bouwt bruggen tussen business en technologie en creëert een omgeving waar beide disciplines samenkomen om realistische doelen te realiseren. Open communicatie en een sfeer van vertrouwen staan centraal. Samen met de Pensioendienst stelt de architect een impactanalyse op en maakt een ontwerp van het project waarbij alle belangen meegenomen worden. Zo groeit de architectuur uit tot een dynamische en waardevolle troef.
“Dit is een frisse start om ICT, business en management beter op elkaar af te stemmen. De goodwill en het gezond verstand van alle partijen zijn nodig om dit doel te bereiken.”
6. Synergie in een complex ecosysteem
We kijken niet alleen naar de interne processen van de Pensioendienst, maar ook naar de bredere context waarin de organisatie opereert. De Pensioendienst maakt deel uit van een complex ecosysteem van sociale zekerheidsinstellingen, overheden en andere stakeholders. Door op zoek te gaan naar manieren om synergiën te creëren, bijvoorbeeld door gedeelde IT-infrastructuur, data of processen te ontwikkelen, focussen we ons op maximale waardecreatie voor de burger. De beste IT-oplossingen treden buiten de grenzen van een organisatie.
Het resultaat
Gedeelde ambities
De Capability Map is in gebruik, het Float Plan wordt verder geoptimaliseerd en de verschillende domeinen en tactische teams zijn up and running. Het mag duidelijk zijn: de Pensioendienst heeft de voorbije maanden niet stil gezeten, maar er ligt nog veel werk op de plank. Onze gedeelde ambitie is nu om tegen het einde van het jaar stappen te zetten in maturiteit en de structuur verder uit te bouwen. Met deze nieuwe structuren heeft de Pensioendienst alvast alle handvaten om de aankomende transformaties op een gestructureerde manier aan te pakken.
