Business en IT naadloos integreren

Het belang van een goede ‘Business-IT alignment’ is getriggerd door het feit dat vrijwel niets vandaag nog werkt zonder IT. Bedrijfsprocessen zijn zodanig sterk verankerd met IT dat beide hand in hand gaan.

In dit artikel beantwoorden we volgende vragen:

Wat verstaan we onder business-IT alignering?
Wat zijn 5 do’s voor een succesvolle harmonisatie?
Welke specifieke challenges zijn er?
Wat zijn de voordelen?

Wat verstaan we onder business en IT alignering?

Een bedrijf met een gestroomlijnde samenwerking tussen IT & business gebruikt digitale technologie als “middel” om haar ambities, doelstellingen en acties op bedrijfsniveau te realiseren. Het is een manier van werken waarbij zowel de doelstellingen als de dagdagelijkse werkwijzen van beide nauw op elkaar zijn afgestemd. Ze versterken elkaar in plaats van louter naast elkaar te werken. Dit betekent dat IT geen geïsoleerd onderdeel is, maar een geïntegreerd onderdeel binnen een bedrijf.

5 do’s voor een efficiënte bedrijfs- en IT-alignering

DO 1

Zorg voor een duidelijke positionering van IT binnen het bedrijf en laat dit niet ambigu: van "IT is een noodzakelijk kwaad" tot "IT is een strategische partner”.

DO 2

Beheer één gemeenschappelijke bedrijfsroadmap die alle bedrijfsprojecten omvat, zowel Business als IT. Een IT-roadmap met enkel IT gerelateerde projecten is te vermijden.

DO 3

Maak zowel Business als IT verantwoordelijk voor het CAPEX en OPEX-budget van applicaties en niet enkel ICT.

DO 4

Definieer duidelijk de verantwoordelijkheden tussen Business en IT.
Bijvoorbeeld: Wie is verantwoordelijk voor het aanleveren van kwalitatieve data?

DO 5

Creëer een gemeenschappelijke taal en maak tijd om vakjargon samen te bespreken.
Bijvoorbeeld: Verstaat iedereen hetzelfde onder een balanced score card of microservices?

Welke specifieke uitdagingen zijn er

Het bereiken van een optimale Business-IT alignering gaat gepaard met diverse uitdagingen. Hier zijn enkele specifieke uitdagingen die we vaak zien terugkeren:

Aanpassingsvermogen: de ambities en doelstellingen van een bedrijf kunnen wijzigen, bestaande werkwijzen moeten veranderen, bedrijven fusioneren, doen overnames of stoten juist entiteiten af... Allemaal voorbeelden van veranderingen met een impact op IT. Het is een uitdaging om ervoor te zorgen dat het IT-landschap flexibel genoeg is om zich aan te passen aan deze continue veranderingen.
Eén stem: implementatoren van IT-oplossingen stellen hun oplossingen voor aan de personen waarbij ze ingang vinden. Soms is dat rechtstreeks bij Business, soms bij IT maar dikwijls niet gealigneerd. Het is een uitdaging om als business en IT met één stem te spreken ten aanzien van derde partijen.
Jumping to solutions: het bedenken van oplossingen is ieders sterkte. We schatten onze behoeften (onbewust) in en formuleren onmiddellijk oplossingen. Het formuleren van oplossingen is onze natuur, voelt comfortabel en is vaak ook noodzakelijk. Het is echter niet ideaal voor het implementeren van bijvoorbeeld IT-applicaties. Het formuleren van heldere behoeften en niet onmiddellijk in de oplossing duiken is hierbij cruciaal. Het is een uitdaging om je als business en IT hiervoor samen te engageren.
Bedrijfscontinuïteit: het belang van IT in het garanderen van de bedrijfscontinuïteit is sterk toegenomen. Gaande van 1 persoon waarbij de PC niet opstart tot kritische bedrijfsprocessen die niet meer werken indien er zich een IT-storing voordoet. Het is een uitdaging om hiervan een gemeenschappelijk en gedragen beeld te creëren waarvan iedereen de impact perfect begrijpt.
Huis-tuin-en-keuken IT: die kleine aanpassing aan het systeem moet toch snel kunnen. Een zeer begrijpelijke reactie van business tav IT maar vaak gestoeld op eenieders ervaring met de huis-tuin-en-keuken IT en niet op de ervaring met zeer complexe en snel evoluerende IT-systemen van bedrijven. Het is een uitdaging om een gemeenschappelijk beeld te hebben van de complexiteit en de bijhorende impact.
Overvloed aan evoluties & trends: evoluties en trends zijn er in overvloed en vaak is het moeilijk om het overzicht te bewaren. Het is een uitdaging om deze evoluties & trends te monitoren en samen te oordelen over de potentieel toegevoegde waarde voor het bedrijf.
IT-middelen: IT-middelen, zoals budget en personeel zijn vaak niet afgestemd op de business. Soms zijn de IT-middelen onvoldoende om aan de vragen van Business te voldoen, soms zijn de IT-middelen te hoog en kan business niet volgen. Het is een uitdaging om hier het juiste evenwicht te vinden.

Het overwinnen van deze uitdagingen vereist een doordachte aanpak en betrokkenheid van zowel de business- als de IT- verantwoordelijken. Het is een noodzakelijke voorwaarde om wendbaar en concurrerend te blijven in een snel veranderende omgeving.

Wat zijn de voordelen van een optimale business & IT alignering?

01.
Sterke strategische focus

De IT-strategie is in lijn is met de overkoepelende bedrijfsstrategie. Meer nog, beide kunnen mekaar uitdagen en versterken.
02.
Hefboom voor innovatie

Business-IT alignment stelt organisaties in staat om technologie op een slimme manier te gebruiken voor business innovatie. Zo creëren nieuwe technologieën continu opportuniteiten voor nieuwe business services of zelfs volledig nieuwe business modellen.
03.
Verbeterde dienstverlening

Deze samenwerking draagt bij tot het verbeteren van de dienstverlening aan klanten. Samen vanuit business en IT de juiste keuzes maken omtrent bijvoorbeeld de digitale versus persoonlijke interactie met klanten met een klacht is cruciaal.
04.
Verhoogd aanpassingsvermogen

Business-IT alignering verhoogt het aanpassingsvermogen van bedrijven. Samen bijvoorbeeld beslissen welke business processen te digitaliseren en welke juist niet te digitaliseren zorgt er voor dat het bedrijf snel kan inspelen op de concurrentie.