Legacy-systemen zijn oude of verouderde structuren, werkwijzen en technologie binnen je organisatie. Ze zijn als het ware een blok aan je been en belemmeren het aanpassingsvermogen van je organisatie. Tevens vormen ze een rem voor zowel technologische- als business innovatie. Hoog tijd dus om komaf te maken met al die legacy-systemen.
We beantwoorden volgende vragen:
Wat verstaan we onder legacy systemen afbouwen?
Wat zijn 5 do’s om legacy systemen structureel af te bouwen?
Welke specifieke uitdagingen kan je ervaren?
Wat zijn de voordelen van een legacy vrije organisatie?
Wat verstaan we onder legacy-systemen afbouwen?
Komaf maken met legacy-systemen vraagt een bewuste aanpak. Elke nieuw systeem introduceert steeds impliciet een oud systeem; datgene wat het nieuwe vervangt. Voor het bouwen van nieuwe systemen beschikken organisaties over talloze methodieken en aanpakken. Voor het moderniseren van IT zijn de beschikbare methodieken en aanpakken aanzienlijk beperkter. We geven jullie alvast enkele inzichten.
5 do’s om legacy-systemen structureel af te bouwen
DO 1
Fit to strategy
Zorg voor een duidelijk alignering met de strategie van het bedrijf. De afbouw van legacy-systemen moet een strategisch doelstelling zijn en niet ergens een verdoken operationele actie voor een ICT-team.
DO 2
Clarify the scope
Breng de scope van het legacy-systeem in kaart. Zowel vanuit een business oogpunt (capabilities, processen, actoren en informatie) als een ICT oogpunt (applicaties, databases, infrastructuur en integraties).
DO 3
Cut the sausage
Splits het legacy-systeem in behapbare brokken. Definieer een realistische tijdslijn met concrete milestones. Alles in één keer werkt niet!
DO 4
Time to optimize
Maak gebruik van de afbouw om bijvoorbeeld organisatie structuren of processen te optimaliseren. Of nog beter, te innoveren waar mogelijk. Dit is het ideale moment om het bestaande los te laten en volledig te herdenken.
DO 5
Define a specific project
Voorzie een specifiek en zeer zichtbaar project voor de afbouw van legacy-systemen. Een project met een duidelijk toegewezen budget, een heldere roadmap en overheen de eventuele silo’s binnen je organisatie. Maak het dus geen onderdeel van de projecten voor nieuwe systemen.
Welke specifieke uitdagingen kan je ervaren?
Het afbouwen van legacy-systemen brengt heel wat uitdagingen met zich mee. Deze tijdig detecteren en overwinnen is cruciaal. Enkele veel voorkomende uitdagingen:
Het is meer dan IT: Een legacy-systeem is veel meer dan enkel de oude monolitsche applicatie. Het omvat evenzeer de oude processen en de oude organisatiestructuren. Het is een uitdaging om belanghebbenden te overtuigen dat het afbouwen van een legacy-systeem meer is dan het afbouwen van een monolitische applicatie.
Onderschatting van de risico’s: Een legacy applicatie brengt enorme complexiteit met zich mee. Voorbeelden van risico’s zijn: verlies van data, integraties die niet meer werken, processen waarbij ‘wie doet wat’ niet meer duidelijk is,…Onderschat het traject niet.
De mens en verandering: Loskomen van het bestaande, het oude, de houvast is moeilijk. Adresseer de weerstand van de organisatie en medewerkers door hen te betrekken in het transitieproces en belicht de voordelen van de nieuwe systemen. Leg daarbij de focus op ‘what’s in it for me’ en welke huidige problemen hiermee opgelost zullen worden.
Zet het af: Specifieke componenten migreren van een monolitische applicatie naar een nieuwe technologie is vaak behapbaar, specifieke nieuwe processen toepassen lukt vaak ook nog. Maar het uiteindelijk volledig ‘afzetten’ van de monolitische applicatie, het volledig verlaten van de oude processen is de moeilijkste milestone om te behalen. Besteed voldoende aandacht aan deze milestone.
Nutteloze kosten: Tot zolang het legacy-systeem nog operationeel is, hebben veranderingen aan de werking van de organisatie hierop nog impact. Anderzijds staat bij de afbouw van een legacy-systeem het nieuwe systeem in de startblokken. Het is een uitdaging om te beoordelen tot wanneer welke veranderingen (changes) aan het legacy-systeem nog zinvol zijn. Maak hieromtrent tijdig heldere afspraken met alle belanghebbenden.
Veranderende competenties: De competenties nodig voor het beheer van de legacy-systemen zijn vaak anders dan deze nodig voor de nieuwe systemen. Wat is de toekomstige rol van de medewerkers die vandaag de legacy-systemen beheren? Welke nieuwe competenties zijn er nodig? Deze wijzigende competenties vragen om een gedegen aanpak wat betreft menselijk kapitaal binnen je organisatie.
Wat zijn de voordelen van een legacy vrije organisatie?
Het afbouwen van legacy-systemen biedt niet alleen een toekomstgericht technologie landschap. We belichten ook enkele minder voor de hand liggende voordelen:
-
01.
Grotere flexibiliteit
De transitie naar moderne en tegelijktertijd robuuste systemen geeft de organisatie de flexibiliteit om continu veranderende business noden te omarmen.
-
02.
Hogere kostenefficiëntie
Het afbouwen van legacy-systemen is het moment om zowel de investerinskosten (capex) als de operationele kosten (opex) te optimaliseren. Moderne technologie is bijvoorbeeld vaak efficiënter in beheer en vraagt minder intensief onderhoud.
-
03.
Verbeterde veiligheid
Dankzij nieuwe technologieën kan de organisatie de cybersecurity vaak drastisch verbeteren. Nieuwe technologieën verminderen de complexiteit en bieden toegang tot geavanceerde beveiligingsfuncties.
-
04.
Competitief voordeel dankzij innovatie
Nieuwe technologieën, werkwijzen en structuren zijn een katalysator voor innovatie. Innovatie die op haar beurt leidt tot een competitief voordeel van de organisatie.
-
05.
Betere samenwerking
Moderne werkwijzen en structuren maken het samenwerken binnen de organisatie en met partners buiten de organisatie makkelijker. Tevens zijn nieuwe technologieën vaak beter in staat te integeren met andere technologieën waardoor de interoperabiliteit verhoogt.
Kortom, het afbouwen van een legacy-systeem gaat gepaard met heel wat uitdagingen, maar biedt zowel op korte als lange termijn enorme voordelen. Het is daarbij cruciaal om de strategische doelstelling omtrent de afbouw te vertalen in een helder en gedragen project binnen je organisatie.
